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社会保険労務士の島田知明です。

福井県の令和元年5月分の雇用失業情勢によると、
有効求人倍率は、2.05倍と2年2か月連続で2倍台を維持しているみたいですね。

これだけ有効求人倍率が高いと採用に時間がかかりそうです。
会社が成長していくためにも、
今いる社員の成長と離職防止が企業に求められてきますね。

今回は、
社員の突然の離職
社員の急病
などで業務がまわらない！
を防ぐためにマニュアルの作成方法と活用方法について記載致します。

マニュアル化できない？

「この作業は特殊だから」
「経験して覚えていくものだから」
「手順がひんぱんに変わるから」
などの理由で、
中小企業は「マニュアル」を作成していないことも多いのではないでしょうか。

マニュアルを作成するときは、
仕事ができる社員をピックアップして、
行動や言動を「見える化」することがポイントです。

「見える化」と言っても・・・
となると思いますが、
難しく考えなくて良いと思いますよ。

仕事ができる社員が「何を考えて行動しているのか」
をインタビューして書面に残すだけです。

インタビューの質問内容は、
「なんであの社員は仕事ができるんだ？」と不思議に感じることを聴く。
書面への記載方法は、箇条書にする。
これを繰り返すだけでも「マニュアル」になります。

書類の作成が苦手という場合には、
インタビューを映像として残すことや録音して残すことでも良いですね。

最初は「マニュアル」のカタチにこだわらない視点もいいと思いますよ。

マニュアルは最高の教科書

なぜマニュアルが最高の教科書かというと、
自社で最高の成果を出している社員が元になっているからです。
架空の社員ではないですよね。

マニュアルを研修資料とすれば、

  • 若手社員にとっては基礎の手本
  • 中堅社員にとってはスキルアップの手本

と人材育成にも活用できます。

また、
成果をあげている社員には、
さらなる成長のために外部研修に参加させてあげて下さい。
学んできて知識や知恵をマニュアルに活かしてもらうためです。

それぞれの社員が成長を実感できることは、
社員のやりがいとなって離職率の低下にも影響してきますよ。

1点ご注意いただきたいのは、
マニュアルの表現方法です。

マニュアルを読んでも意味が分からない！
を防ぐために表現方法は自社で意見を集めて下さいね。

イメージとしては、
マニュアルを中学生が読んでも意味が分かるレベルです。

ご参考になれば幸いです。

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社会保険労務士・人事労務コンサルタント 島田知明

1985年 福井県大野市生まれ。福井県立大学経済学部卒。卒業後、地元金融機関に勤務し、所属する支店の全店第2位の成績に貢献、チームワークの重要性を体験。「人の成長」に魅力を感じ、専門家である社会保険労務士合格を志し退社。1年3ヶ月間の無職無収入、派遣社員を経て、大手社労士事務所に8年間勤務し1万件を超える人事労務対応を経験。「社員と会社が互いを尊重し、成長できる環境の実現」を理念に掲げ2019年8月開業。

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